E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen

E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen

In Deutschland existieren gesetzliche Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), die Unternehmen zur E-Mail Archivierung des geschäftlichen Schriftverkehrs verpflichten. Diese beziehen sich auf Daten und Dokumente, die für die Besteuerung relevant sind. Unter anderem :

 
Buchführungsunterlagen: Dazu gehören alle Belege, die für die Buchführung und die Erstellung von Jahresabschlüssen relevant sind, wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge usw.

Jahresabschlüsse: Hierzu zählen Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie alle damit verbundenen Unterlagen und Dokumentationen.

Korrespondenz: Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

Stammdaten: Alle relevanten Informationen zu Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern usw.

sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

 

Seit ihrer Einführung haben die GoBD die Absicht, die Vorschriften der Abgabenordnung (AO) und des Umsatzsteuergesetzes (UStG) weiter zu konkretisieren. Ihr Hauptziel besteht darin, klare Richtlinien dafür zu geben, wie digitale Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahrt werden sollten, um bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt einen problemlosen Zugriff zu ermöglichen.

Wir sind davon überzeugt, dass die E-Mail-Archivierung nicht nur die rechtlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch eine bedeutende Verbesserung für Ihre Geschäftsprozesse darstellen kann.

Daher ein kurzer Überblick der Vorteile:

⇒ Schutz vor Datenverlust: E-Mails enthalten oft geschäftskritische Informationen. Durch eine zuverlässige Archivierung minimieren Sie das Risiko von Datenverlust und stellen sicher, dass Sie auf wichtige Informationen zugreifen können, selbst wenn sie versehentlich gelöscht oder verloren gehen.          

⇒ Platz- und Kostenersparnis: Durch die Auslagerung älterer E-Mails aus dem primären Postfach können Speicherplatz und Kosten für die Infrastruktur reduziert werden. Archivierte Daten können oft im kleineren Format gespeichert werden.

⇒ Erhöhte Datensicherheit: Schützen Sie sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder Bedrohungen durch eine sichere Archivierungsumgebung.

 

Wir bieten Ihnen gerne die technische Lösung an, die den Anforderungen einer Steuerprüfung Stand hält. In diesem Kontext spielt der Begriff ''Revisionssicherheit'' eine bedeutende Rolle. Unser System gewährleistet die Unveränderbarkeit der Dokumente, d.h. Ihre Unterlagen bleiben in ihrer ursprünglichen Form enthalten. Zudem werden alle Aktivitäten protokolliert, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Unsere Lösung schützt vor unbefugten Änderungen oder Zugriffen und ermöglicht externen Prüfern jederzeit Zugriffsmöglichkeiten zu den relevanten Informationen.

Unsere langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit mit renommierten Herstellern ermöglicht es uns, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, die speziell auf Ihre Bedürfnisse und IT-Infrastruktur zugeschnitten sind. Selbst wenn Ihre Hardware begrenzt ist, können wir Ihnen eine cloudbasierte Variante anbieten, um sicherzustellen, dass Ihre Anforderungen optimal erfüllt werden.